Strategische personeelsplanning

Strategische personeelsplanning is waarschijnlijk een term waar je als ondernemer van een succesvol bedrijf niet dagelijks mee bezig bent. Maar wist je dat strategische personeelsplanning belangrijk is voor het toekomstige succes van je bedrijf? En weet je ook waarom? In deze blog vertel ik je hier graag meer over.

Wat is strategische personeelsplanning?

Om te beginnen vertel ik je graag meer over de term. Strategische personeelsplanning, afgekort SPP, stelt je in staat om gericht vooruit te blikken en te anticiperen op de toekomst van jouw bedrijf. Je wacht bijvoorbeeld niet tot er brand is om de brand te blussen, maar je neemt preventieve maatregelen en anticipeert op de beschikbaarheid van het juiste personeel. Je wacht ook niet tot er een radar in je bedrijf vastloopt, maar je maakt plannen zodat je op elk moment en overal de juiste oplossing en het juiste personeel beschikbaar hebt. De vraag ‘wat is strategische personeelsplanning?’ is hiermee al grotendeels beantwoord. Lastiger is het om in kaart te brengen hóe je zo’n strategische planning vormgeeft en slim anticipeert op belangrijke en soms lastige gebeurtenissen in je bedrijf. Als je met SPP begint, is het ook handig om jouw employer brand hierin mee te nemen. Of schakel Jill in, de virtuele personeelsadviseur. Zij helpt je om de inzet van jouw personeel naar een hoger niveau te tillen en ze voorziet je van de beste tips voor jouw strategische personeelsplanning.

Strategische personeelsplanning vormgeven

Een belangrijk uitgangspunt om strategische personeelsplanning vorm te geven, is dat je continu op de hoogte bent van de ins en outs van je bedrijf. Alles hangt nu eenmaal met elkaar samen. Met jou, je management, je personeel, je klanten, de ontwikkelingen op de arbeidsmarkt, jouw eigen toekomstplannen, et cetera. Hierna volgt een aantal belangrijke onderwerpen die je kunt meenemen als je de strategische personeelsplanning voor jouw bedrijf vorm gaat geven.

Missie en visie

Om te beginnen moeten je missie, visie en strategie en de externe omgeving van je bedrijf helder en duidelijk voor je zijn. Maak daarvan een analyse en zet een en ander op papier. Met een duidelijke en heldere missie en visie geef je vorm aan een sterke strategische personeelsplanning en bereid je je voor op het succesvol realiseren van de doelen van jouw bedrijf.

Verleden, heden en toekomst personeel

Om een goede analyse te maken voor de strategische personeelsplanning voor jouw bedrijf, is het een absolute must om je te focussen op het verleden, het heden en de toekomst.  Besteed daarbij aandacht aan je personeel en alles wat daarmee te maken heeft. Je analyse bevat:

Informatie over je personeelsbestand

In de inventarisatie van je huidige personeelsbestand neem je alle belangrijke kenmerken mee. Denk daarbij aan:

• Functie
• Leeftijd
• Salaris
• Contractduur
• Arbeidsduur
• Opleidingsniveau
• Beoordelingen
• Andere voor de persoon belangrijke informatie

Instroom, doorstroom en uitstroom

Ook het maken van een analyse van het personeelsverloop is belangrijk, omdat je hier later op kunt anticiperen. Wie en wat heb je nodig en vooral, wanneer.

Maken van strategische toekomstscenario’s

Met welke zaken moet je, als het om je personeel gaat, rekening houden? Zijn er mensen die het minder naar hun zin hebben of mensen waarvan je verwacht dat ze promotie maken of mensen die vaak of langdurig ziek zijn? Bij wie verwacht je gezinsuitbreiding en wie gaat er binnenkort met pensioen? Ook de informatie die je uit functioneringsgesprekken hebt kunnen halen, kan hierbij natuurlijk bijzonder goed helpen.

Met alle informatie over jouw personeel is het mogelijk om na te gaan hoe de toekomst van jouw personeelsbestand er ongeveer uit gaat zien. En heel specifiek, door de instroom en uitstroom en de doorstroom in kaart te brengen kan je zien hoe jouw personeelsbestand er naar verwachting uit zal gaan zien. Daar kan je dan vervolgens weer op anticiperen door tijdig nieuw personeel aan te trekken, doorstroom te bevorderen en uitstroom te voorkomen.

De externe arbeidsmarkt

Om een goede strategische personeelsplanning te maken is het ook belangrijk om je een beeld te vormen van de ontwikkelingen op de externe arbeidsmarkt. Waar is sprake van een tekort en waar van een overschot? Hoe moeilijk of gemakkelijk zal het zijn om goed gekwalificeerd personeel te vinden en om deze aan je te binden? En waar is dat personeel te vinden? Door het in kaart brengen van de externe arbeidsmarkt en je verwachtingen hiervan voor de toekomst, kan je tijdig starten met het plaatsen van een vacature, via de juiste kanalen.

In kaart brengen van benodigde acties

Heb je duidelijke analyses gemaakt van je personeelsbestand, de externe arbeidsmarkt en de in- door- en uitstroom van je personeel? Dan is het tijd om in kaart te brengen welke acties je, wanneer, moet ondernemen. Deze duidelijke analyses bieden ook kansen voor onverwachte gebeurtenissen. Valt er iemand onverwacht uit, dan heb je direct zicht op (on)mogelijkheden voor opvang van werkzaamheden. Strategische personeelsplanning is in principe bedoeld voor de langere termijn, maar ook op de korte termijn kan het bijdragen aan de juiste oplossingen.

Voordelen van strategische personeelsplanning (SPP)

Het grote voordeel van strategische personeelsplanning (SPP) is dat je veel beter ‘aan de knoppen kunt draaien’. Een paar voorbeelden van het voordeel van een goede strategische personeelsplanning lees je hieronder:

• Je strategische analyses hebben duidelijk gemaakt dat er een bepaalde verandering in het verloop van je personeel is te zien of wordt verwacht. Dit heeft effecten op de inzetbaarheid van ander personeel en ook op doorstroommogelijkheden. Hier kun je met een goede SPP veel beter op inspelen.
• Onderzoek van de externe arbeidsmarkt laat bijvoorbeeld zien dat er weinig aanbod is van nieuw personeel, vooral binnen de leeftijdscategorie waarin jij zoekt. Je kunt nu nog meer inzetten op behoud van je huidige personeel en/of overwegen om een verschuiving van leeftijden te laten plaatsvinden.
• Jouw SPP laat zien of en wanneer extra opleiding van je personeel nodig is, maar ook of je gekwalificeerd personeel extern moet binnenhalen. Soms kan je voorkomen dat je deze extra kosten moet maken door te schuiven binnen de functiestructuur. Deze verschuiving kan bijvoorbeeld ook op korte termijn een tijdelijke oplossing bieden.

Je zult merken dat een goede SPP laat zien dat er vaak meer dan één goede, bruikbare oplossing is. Dit zorgt vervolgens weer voor een betere beheersing van de kosten, haalbaarheid en draagvlak van je personeel.

Wie doet wat

Binnen bedrijven is het vormgeven van strategische personeelsplanning in principe een taak van HR en lijnmanager(s) samen. Elk heeft zo een eigen taken, maar meestal is er sprake van overlap. In ieder geval is een goede samenwerking uiterst belangrijk. Zo moeten alle neuzen dezelfde kant op staan en kan gebruik worden gemaakt van alle kennis en vaardigheden die beschikbaar zijn. Daarbij is het ook belangrijk dat iedereen die een rol speelt bij SPP achter de genomen beslissingen staat. Dit zorgt ervoor dat de nodige acties goed kunnen worden uitgevoerd.

Een goede samenwerking tussen HR en lijnmanagers is een belangrijke voorwaarde voor het bereiken van succes met SPP. In grote lijnen kan worden gezegd dat HR zorgt voor analyses en achterliggende data en de lijnmanagers beoordelen over het algemeen de uitgangspunten voor de gewenste bezetting. De gewenste bezetting gaat dan onder meer over aantallen, kwaliteiten, competenties, potentieel, leeftijd, dienstverband et cetera. Worden er problemen gesignaleerd (al dan niet in de nabije toekomst) dan kunnen HR en lijnmanagers samen bekijken welke oplossingen mogelijk zijn om die problemen aan te pakken.

Mogelijk problemen of vragen over personeelsbezetting

De taken waar HR en lijnmanagers in het kader van strategische personeelsbezetting aan werken worden vaak getriggerd door onder meer de volgende problemen of vragen:

• Hoe gaat het met de interne doorstroom? Is er voldoende uitdaging voor personeel, zijn er kansen en is doorstroom gewenst?
• Moet er meer worden ingezet op externe werving?
• Is er voldoende instroom van goed gekwalificeerd personeel? Zo nee, wat moet hieraan worden gedaan?
• Hoe pakken de loonkosten uit als het gaat om de wensen voor personeel?
• Hoe zit het met de uitstroom? Moet er worden ingezet op hogere, vrijwillige uitstroom of moet uitstroom juist meer worden voorkomen?
• Hoe staat het met de gemiddelde leeftijd? Wordt deze te hoog of is juist meer ouder personeel een must (ervaring, binding etc.)
• Kan het huidige personeel ook worden ingezet op andere taken, andere functies of andere locaties?
• Kunnen we, en zo ja hoe, snel schakelen bij onverwachte gebeurtenissen op het gebied van personeel? Denk aan ziekte, zwangerschap, et cetera.
• Welk personeel kan wel en welk personeel kan niet (goed) worden vervangen?

Naar welke termijn kijk je

Voor strategische personeelsplanning geldt een duidelijke termijn waarop gekeken wordt. Dat is inherent aan het uitzetten van een strategie. Hoe ver kijk je vooruit? Een week, maand, jaar of meerdere jaren? Bij SPP wordt vaak een focustermijn gehanteerd van 3 tot 5 jaar. Lijnmanagers kijken vaak (ook) naar een kortere termijn. Zij worden namelijk vrijwel dagelijks geconfronteerd met personeelsproblematiek. Overigens hoort personeelsproblematiek op de korte termijn niet echt bij strategische personeelsplanning, maar een goede SPP kan wel bijdragen aan oplossingen bij problemen op de korte termijn. Je hebt dan tenslotte goed inzicht in je personeelssituatie door de analyses die je hebt gemaakt.

Taakverdeling HR en lijnmanager

Het uitstippelen van de SPP is dus een taak van HR en lijnmanagers samen. Hieronder een kort overzicht van de gebruikelijke taakverdeling. De meeste taken worden gedaan door HR, met ondersteuning van de managers waar nodig en gewenst.

Analyse huidige personeelsbezetting

De eerste taak van HR is het maken van een analyse van de huidige personeelsbezetting. Er worden meestal overzichten gemaakt in de vorm van grafieken en tabellen. Hierin staan, onder andere, gegevens over leeftijd, sekse, dienstverband (fulltime, deeltijd), functie, opleidingsniveau en andere belangrijke kenmerken.

Samen met de lijnmanager wordt een zogenaamde personeelsschouw gedaan waarbij de managers een beoordeling voor de toekomst afgeven. Deze informatie wordt vervolgens door HR verzameld en geïmplementeerd in de analyses.

In-, door- en uitstroom analyse

Een tweede belangrijke taak van HR is het opstellen van een matrix IDU (in-door-uitstroom) over de afgelopen jaren. Meestal wordt gekozen voor een matrix over de afgelopen 3 jaar. Het is daarbij wel belangrijk dat er niet al te veel segmenten in beeld worden gebracht. Zo hou je de analyse overzichtelijk. Een goede matrixkeuze is leidinggevenden-middenkader-medewerkers. Daarnaast is het belangrijk om de doorstroom goed in beeld te brengen.

Planning voor de toekomst

Het initiatief voor het plannen van de toekomstverwachting ligt ook bij HR. Maar het zijn de lijnmanagers die aangeven wat hun toekomstbeeld is en daarvan de consequenties in kaart brengen. Het resultaat van deze actie is een document waarin verschillende toekomstscenario’s staan beschreven met consequenties en verwachtingen. De toekomstscenario’s kunnen natuurlijk ook verschillen in tijd; over een jaar, over twee jaar, over drie jaar, over vijf jaar.

Externe arbeidsmarkt in beeld

Het in beeld brengen van de ontwikkelingen op de externe arbeidsmarkt is ook echt een taak van HR.

Bepalen en beslissen

Op basis van de huidige bezetting en de IDU maakt HR de berekeningen ten aanzien van de toekomstige bezetting. Idealiter worden verschillende modellen doorgerekend. Hier kunnen ook verschillende scenario’s worden ingebracht. Denk onder meer aan vroegtijdige pensionering, een vacaturestop of meer doorstroom. Zo krijg je snel zicht op de effecten van die scenario’s.

Samen met de lijnmanagers wordt een scenario voorzien van een gewenste personeelsbezetting qua aantallen en aard. Uiteraard kan er ook worden gewerkt met onzekerheidsmarges.

HR en lijnmanagers bekijken samen welke gaten en hobbels er zijn of kunnen ontstaan. Samen kijken ze ook naar preventieve acties die daarbij horen en wat -naar verwachting- de effecten van die acties zullen zijn.

Kennis en vaardigheden

Niet elke HR-afdeling van een organisatie heeft de kennis en vaardigheden in huis om een goede strategische personeelsplanning te maken en deze duurzaam in te zetten. Die kennis en vaardigheden kunnen worden ontwikkeld. Het is ook mogelijk om een extern bureau in te schakelen. Jill is de virtuele personeelsadviseur met kennis van zaken en inzetbaar voor SPP. Je kunt ook samen met Jill werken aan strategische personeelsplanning. Vervolgens kan je op termijn zelf invulling geven aan deze grote maar belangrijke taak.

SPP is geen eenmalige activiteit maar een voortdurend proces. Jouw personeelsbezetting is, net als de wereld om ons heen, voortdurend in beweging en moet worden aangepast aan -zowel interne als externe- nieuwe ontwikkelingen en inzichten.

Jill, de virtuele personeelsadviseur

Persoonlijke aanpak, jarenlange ervaring en kennis van zaken, zijn slechts enkele van de vele voordelen van Jill. Zij helpt jou en je bedrijf op maat met tal van tips, checklists, slimme formulieren en nog veel meer.

Als klant van de virtuele personeelsadviseur geniet je direct van allerlei voordelen. Zo heb je 24/7 toegang tot belangrijke informatie en standaard documenten voor en over je personeel. En natuurlijk is alle info altijd 100% up-to-date!

Jill voorziet je ook graag van persoonlijk advies, zowel voor jou als voor je werknemers. In het Nederlands en in het Engels. Virtueel en persoonlijk.

Heb je iemand nodig die jou helpt met de strategische personeelsplanning binnen je bedrijf? Jill helpt! Ook voor functioneringsgesprekken, het maken van een organogram en natuurlijk voor je employer brand kan je bij haar terecht. Altijd full-service en oplossingen op maat.