Plan van aanpak bij zieke medewerker

Een zieke werknemer is altijd lastig. Lastig voor de werknemer maar ook lastig voor jou als werkgever én voor de andere medewerkers in jouw bedrijf. Een ziekmelding van een paar dagen is meestal prima te overzien. Maar hoe ga je om met een werknemer die langere tijd ziek blijft? Wat mag wél en wat mag allemaal niet? Wat zijn de rechten en plichten van je werknemer? En waar ben jij als werkgever voor verantwoordelijk? Een van de dingen die je ongetwijfeld te horen krijgt, is dat je een plan van aanpak moet opstellen. Maar hoe doe je dat en wat neem je erin op? In deze blog leg ik je alles uit over het plan van aanpak bij ziekte en wat daarin van jou als werkgever wordt verwacht.

Plan van aanpak bij ziekte

Vanaf het moment dat je werknemer ziek is, ben jij als werkgever samen met je werknemer verplicht om ervoor te zorgen dat je werknemer zo snel mogelijk herstelt en terugkeert naar het werk. Bij een ziekmelding van een paar dagen is dat niet zo spannend. Bij lichte klachten kun je erop vertrouwen dat de aandoening nagenoeg vanzelf weer over gaat, hoef je er vrijwel niets aan te doen en is je zieke werknemer snel genoeg weer terug. Maar wanneer je werknemer al een aantal weken ziek is, dan moet je toch echt in actie komen. Wat te doen?

Bedrijfsarts

Om te beginnen, ben je na ongeveer zes weken verplicht om een probleemanalyse door een bedrijfsarts op te laten stellen. In de probleemanalyse van de bedrijfsarts vind je een beknopte beschrijving van de beperkingen en de mogelijkheden van je werknemer om zo snel mogelijk het werk weer te hervatten. De bedrijfsarts geeft daarbij ook aan waarmee je voor een succesvolle re-integratie van je zieke werknemer rekening moet houden. De probleemanalyse vormt trouwens ook de basis van het gesprek met je zieke werknemer. De informatie in de probleemanalyse gebruik je om het plan van aanpak op te stellen.

Afspraken

Een plan van aanpak is een verplicht onderdeel van het re-integratie proces van je zieke werknemer. Om een plan van aanpak op te stellen, gebruik je een standaarddocument van UWV. In dit document leg je de afspraken vast die je met je zieke werknemer maakt over herstel en terugkeer naar het werk. Zorg ervoor dat je het plan van aanpak binnen twee weken nadat je de probleemanalyse hebt ontvangen, opstelt.

Standaarddocument of niet

Zoals gezegd, is het plan van aanpak een standaard document.  Op de site van UWV vind je het formulier Plan van aanpak. Dit document kun je prima downloaden, maar je bent niet verplicht om dit formulier te gebruiken. Je kunt namelijk ook prima een ander format gebruiken. Denk aan een ander voorbeeld van een plan van aanpak van bijvoorbeeld je arbodienst of je verzekeraar. Vaak hebben zij een soortgelijk standaard document of een online sjabloon dat je ook gemakkelijk kunt invullen.

Inhoud plan van aanpak

Hoewel het plan van aanpak een standaard document is, is er voor de re-integratie van een werknemer geen standaard aanpak. Elke situatie is uniek, en daarom moet elk plan van aanpak worden afgestemd op de specifieke situatie van het individu en de eigenschappen van het bedrijf.

In het plan van aanpak leg je in ieder geval de persoonsgegevens van je zieke werknemer vast. Vervolgens beschrijf je jouw visie op het functioneren en de re-integratie van je zieke werknemer. Je zieke werknemer geeft zijn of haar visie op de functie en zijn of haar terugkeer naar het werk. Ook dat leg je vast. Verder beschrijf je het einddoel van de re-integratie. Denk bijvoorbeeld aan terugkeer in de eigen functie, werkhervatting in een andere functie, werkhervatting bij een andere functie of iets anders. Als laatste leg je de afspraken om tot het einddoel te komen vast.

Het maken van afspraken over herstel en re-integratie doe je aan de hand van de categorieën die je standaard in het document terugvindt. Kortom, het plan van aanpak is een standaard document met duidelijke stappen om de juiste (en verplichte) informatie erin op te kunnen nemen. Onthoud ook dat je het plan van aanpak periodiek moet evalueren en eventueel bijstellen. Zo gebruik je het plan van aanpak als leidraad om het herstel van je werknemer en de afspraken hierover zorgvuldig te volgen.

Geen medische informatie

Het plan van aanpak is gericht op het herstel van je zieke werknemer. In dit document mag je alleen maar informatie over de re-integratie vermelden. Het vermelden van medische informatie over je zieke werknemer is verboden. Informatie over de ziekte/het gebrek, medicijngebruik, et cetera leg je dus nooit vast. Ook niet wanneer je werknemer veel deelt en open over zijn medische situatie vertelt. In het plan van aanpak beschrijf je dus uitsluitend niet-medische informatie en neem je informatie op over het herstel en de re-integratie van je zieke werknemer.

Naleving plan van aanpak

Vergeet niet dat je ook samen met je werknemer verantwoordelijk bent om de gemaakte afspraken zorgvuldig uit te voeren. Bij elk contactmoment met je werknemer over zijn of haar herstel, kun je het plan van aanpak er weer bij pakken en eventueel aanpassen. Zorg dat je minimaal een keer per zes weken je medewerker over de voortgang van zijn of haar herstel spreekt. Verder is het een vereiste dat de bedrijfsarts regelmatig contact heeft met de werknemer over het verloop van de ziekte en/of het herstel.

Als het naleven niet lukt

Het kan zijn dat een werknemer zich niet houdt aan de afspraken die in het het plan van aanpak staan opgenomen. Belangrijk om te weten is dat het advies van de bedrijfsarts voor de re-integratie leidend is. Zowel voor jou als voor je werknemer geldt dat je het advies van de bedrijfsarts serieus neemt en dat verplicht bent om het advies van de bedrijfsarts op te volgen. De Wet vereist ook dat je als werkgever voortdurend hulp aanbiedt en dat je je werknemers duidelijk informeert over het verzuimbeleid van jouw bedrijf. Het verzuimbeleid van jouw bedrijf kun je gemakkelijk toevoegen aan je personeelshandboek.

De terugkeer van je medewerker versnellen

Er zijn verschillende dingen die je kunt doen om de terugkeer van je medewerker te bevorderen. Denk aan het opstellen van een tijdschema voor de terugkeer van je werknemer. Dit kan helpen om de terugkeer naar de werkplek soepeler te laten verlopen. Ten tweede is het belangrijk om vast te stellen welke aanpassingen nodig zijn voor de terugkeer van je medewerker. Dit kan variëren van flexibele werktijden tot aangepaste taken. Ten slotte is het belangrijk om realistische verwachtingen voor je werknemer vast te stellen. Het is belangrijk om te onthouden dat het doel niet is om gewoon “weer normaal” te worden, maar om een situatie te creëren waarin de werknemer duurzaam herstelt. Naleving van het plan is daardoor ook een stuk gemakkelijker. Door een proactieve aanpak kun je jouw werknemer helpen bij de terugkeer en het risico van langere afwezigheid beperken. Laat je werknemer weten dat je er tijdens het proces voor hem of haar bent, soms kan alleen al de wetenschap dat iemand om je werknemer geeft het verschil maken.

Het proces bij een zieke medewerker

Bij een langdurig zieke werknemer heb je als werkgever een aantal verplichte actiepunten, met als doel een snelle terugkeer van je werknemer in het arbeidsproces. Dit zijn ook wel de stappen van de Wet verbetering poortwachter.

Dag 1 Werknemer meldt zich ziek – Ziekmelding doorgeven
Op dag 1 meld je jouw werknemer ziek bij de bedrijfsarts of arbodienst. De bedrijfsarts of arbodienst neemt contact op met je werknemer.

Week 6 – Opstellen probleemanalyse
Pas als je werknemer bijna 6 weken ziek is, is er verplicht een gesprek met de bedrijfsarts of arbodienst. Deze arts of arbodienst stelt vast wat je werknemer nog wel kan en wat niet. Dit heet de Probleemanalyse.

Week 8 – Opstellen Plan van Aanpak
Hierover lees je alles in dit artikel.

Week 42 – Ziekmelding doorgeven aan UWV
Is je werknemer ruim driekwart jaar ziek? Dan doe je uiterlijk op de eerste werkdag na de 42e ziekteweek aangifte van langdurige ziekte: de 42e-weeksmelding.

Week 52 – Eerstejaarsevaluatie Plan van Aanpak
Als een zieke werknemer na 1 jaar nog niet volledig aan het werk is, is het tijd om het plan van aanpak te evalueren. Dan stel je rond deze datum samen de (Eerstejaars)evaluatie op.

Week 88 – Informatie WIA-aanvraag
Na 88 weken krijgt je werknemer een brief over het aanvragen van de WIA-uitkering. In deze brief staat ook de uiterste datum waarop je werknemer de uitkering kan aanvragen (93e ziekteweek). Als werkgever krijg je een kopie van deze brief.

Week 91 – Eindevaluatie Plan van Aanpak
Als je werknemer 1 jaar (52 weken) ziek is, stel je rond deze datum samen met je werknemer de (Eerstejaars)evaluatie op.

Week 93 (uiterlijk) – Dit is de uiterste datum voor het indienen van WIA-aanvragen bij UWV. Je werknemer is verantwoordelijk voor het aanleveren van alle WIA-documenten bij UWV. Dit zijn de documenten over de re-integratie en de medische informatie van de bedrijfsarts. Onthoud dat het belangrijk is dat jij als werkgever alle afspraken die je maakt over de re-integratie hebt vastgelegd. Geef je werknemer kopieën van alle onderdelen van dit re-integratieverslag.

Op verzoek van je werknemer kun je als werkgever ook zelf documenten online naar UWV versturen. Doe dit uiterlijk 1 dag nadat je werknemer de WIA-uitkering heeft aangevraagd. Let op: ook hier mag je absoluut geen medisch informatie delen. In week 104 volgt een besluit WIA-uitkering door UWV.

Verzuim voorkomen

Verzuim op het werk is een groot probleem, niet alleen voor werkgevers maar ook voor werknemers. Het kan veel geld kosten. Ook kan het de werksfeer en de productiviteit beïnvloeden. En dat kan weer leiden tot een hoger personeelsverloop. Om dit te voorkomen wil je (de kans op) verzuim natuurlijk graag terugdringen. En gelukkig kan dat! Hieronder volgen enkele tips over hoe je als verzuim kunt terugdringen.

• Onderzoek het probleem
  Elk individu is uniek en kan verschillende redenen hebben om zich ziek te melden. Volgens onderzoek melden veel mensen zich ziek vanwege stress of medische aandoeningen die in een vroeg stadium kunnen worden aangepakt. Als werkgever kun je werknemers aanmoedigen om stappen te ondernemen om hun stressniveaus te reduceren en om hun gezondheid te verbeteren. Dit kan helpen jou als werkgever helpen om het ziekteverzuim terug te dringen en de prestaties van je werknemers te verbeteren.
• Creëer een ondersteunende cultuur
  Om gemotiveerd en betrokken te zijn en te blijven bij hun werk moeten je werknemers het gevoel hebben dat ze deel uitmaken van een team. Daar ligt een belangrijke taak voor jou als werkgever. Het is in het terugdringen van verzuim dus belangrijk om een positieve werkomgeving te creëren en om ervoor te zorgen dat je werknemers zich gerespecteerd en gewaardeerd voelen.
• Communiceer open
  Open communicatie tussen ondernemers of managers en werknemers is een belangrijk om ziekteverzuim te verminderen. Als werknemers het gevoel hebben dat ze openlijk over hun zorgen kunnen praten en gehoord worden, is de kans kleiner dat ze onnodig verzuimen. Werknemers zullen het waarderen als je de tijd neemt om echt naar hen te luisteren. Zorg ervoor dat je werknemers ervaren dat je rekening houdt met hun gevoelens en ideeën. Zo je een werkplek die aangenaam en productief is. En daar heeft iedereen baat bij!

Jill, dé virtuele personeelsadviseur

Heb je nog vragen over het opstellen van een plan van aanpak? Of wil je dat iemand het voor je doet? Jill is dé virtuele personeelsadviseur en werkt op afstand, maar toch dichtbij. Je kunt rekenen op een persoonlijke adviseur die kritisch met je meedenkt, je verder helpt én je ontzorgt. Jill heeft kennis van zaken. Samen met een team van experts staat ze dagelijks voor je klaar. Meer weten? Plan een afspraak in of bel 085-401 2266.