Het belang van een organogram

Een goede structuur ligt aan de basis van elk succesvol bedrijf. Daarom vind je in vrijwel elk groot succesvol bedrijf het organogram als basis voor de inrichting. Maar ook in kleine bedrijven is een duidelijk organogram van belang voor het succes. Maar wat is een organogram eigenlijk? Dat vertellen we je graag. Een organogram is een model, schema of afbeelding van de organisatiestructuur van een onderneming. Zo’n organogram wordt ook wel een organigram of organisatieschema genoemd. Een stroomschema of flowchart zijn veelgebruikte termen die aan een organogram worden gelinkt. Je kunt het organogram op allerlei manieren inzetten en het kent vele toepassingen. Waarom een organogram belangrijk is, vertellen we je in dit blog. Hierna vertellen we je ook meer over het organogram zelf en geven we je een aantal voorbeelden.

De geschiedenis van het organogram

Het organogram is uitgevonden in 1903. In dat jaar maakte de Amerikaanse ingenieur Henry Gantt het Gantt-diagram of ook wel Gantt-schema genoemd. Het is een grafiek dat wordt gebruikt om de voortgang van een project te visualiseren en te plannen.
Organogrammen werden in het verleden vooral gebruikt om bureaucratische organisaties duidelijk weer te geven, maar tegenwoordig worden organogrammen met name gebruikt om de relatie tussen medewerkers, afdelingen en divisies in een bedrijf te visualiseren.

Doel van een organogram

Het primaire doel van een organogram is het overzichtelijk in kaart brengen van de structuur van een organisatie. Wie staat er aan het hoofd van de onderneming, wie zijn de medewerkers, welke afdelingen en welke divisies zijn er en wat is de hiërarchische verhouding binnen het bedrijf. Hiermee wordt inzichtelijk gemaakt wie welke bevoegdheden heeft en wie welke verantwoordelijkheden draagt. Verder wordt het organogram gebruikt als basis voor interne communicatie.

Een groot voordeel van een organogram, en daarmee dus van een heldere organisatiestructuur, is dat het helpt bij het maken van functieprofielen en -omschrijvingen. Uit de functieprofielen kunnen bijvoorbeeld de functie- eisen en de taakomschrijvingen worden afgeleid. Deze zijn belangrijk voor het succesvol werven en selecteren van het juiste personeel.

Soorten organogram

Een organogram kent verschillende schemavormen. Zo kun je een organogram op drie verschillende manieren maken: horizontaal, verticaal of concentrisch. Denk aan:

1. De horizontale schemavorm: de werkgever aan de linkerzijde, de organisatiestructuur aan de rechterzijde
2. De verticale schemavorm: de werkgever aan de top, de organisatiestructuur daaronder
3. De concentrische schemavorm: een weergave van de organisatiestructuur met behulp van cirkels. De werkgever staat in het midden, de afdelingen zijn hier omheen gegroepeerd.

Voordeel van de horizontale schemavorm is dat hier de hiërarchie minder dominant lijkt. Bij de concentrische vorm van het organogram ligt de nadruk vooral op samenwerking.

De toepassingen van een organogram

Een organogram kan op vele manieren worden gebruikt en kent verschillende toepassingen. Denk aan:

• De hiërarchie van een bedrijf of organisatie weergeven. Hier wordt vooral ingezoomd op de vraag wie bevoegd is om welke beslissingen te nemen
• Verantwoordelijkheden weergeven. Wie doet wat en draagt verantwoordelijkheid voor welke processen
• Inzichtelijk maken van conflicten of problemen binnen een bedrijf. Een organogram is hiervoor niet speciaal bedoeld, maar kan wel helpen om problemen op te sporen
• Inzichtelijk maken welke afdelingen er zijn en hoe deze zich onderling verhouden
• Inzichtelijk maken welke verantwoordelijkheden de verschillende afdelingen hebben
• Het verdelen van taken binnen een bedrijf
• Het bedrijf efficiënter maken
• Het verbeteren van de samenwerking tussen verschillende afdelingen
• Leerproces voor nieuwe medewerkers; zij kunnen zich met behulp van een organogram sneller de structuur van de onderneming eigen maken, begrijpen welke taken en verantwoordelijkheden waar in het bedrijf liggen en weten wat er van hen wordt verwacht
• Het volgen van veranderingen binnen het bedrijf
• Het in kaart brengen van kosten en baten en deze analyseren
• Het ontwikkelen van nieuwe ideeën en strategieën
• Bevorderen van de communicatie tussen afdelingen
• In kaart brengen waar mogelijkheden zijn voor verbetering van de organisatie

Als het goed is, is het je duidelijk waarom een organogram een krachtig hulpmiddel is voor het succes van elk bedrijf, groot en klein.

Zijn er ook nadelen?

Ja, aan een organogram kent ook nadelen. Als je je hiervan bewust bent, kun je de nadelen beperken of omzetten in positieve punten. Mogelijke nadelen van een organogram:

• Een organogram kan enigszins een beperkt beeld geven van de organisatie. Het biedt alleen een overzicht van de taken en verantwoordelijkheden binnen de organisatie, maar meestal niet van de complexe verhoudingen tussen de verschillende afdelingen en mensen, werkcultuur en strategie.
• Een organogram is niet flexibel. Het is een statisch document dat geen rekening houdt met dynamische veranderingen binnen een organisatie. Het is natuurlijk wel mogelijk om het organogram aan te passen aan de veranderingen in de situatie, maar dat moet je dan wel met enige regelmaat doen.
• Een organogram kan te veel informatie bevatten. Als alle hiërarchische niveaus worden weergegeven, kan het een te overweldigend en complex beeld geven, wat kan leiden tot een complex en moeilijk te begrijpen beeld.

Hoe zit een organogram er in hoofdlijnen uit

Afhankelijk van het doel van het organogram kan deze er verschillend uitzien. Wel hebben ze altijd een hoofdstructuur die er als volgt uitziet (we gebruiken hier de verticale schemavorm; afkortingen verklaren we voor alle duidelijkheid ook maar even):

Bovenaan: CEO, CFO, CTO

• CEO: Chief Executive Officer, de persoon die verantwoordelijk is voor het management en de leiding van de organisatie. Soms is de CEO ook de oprichter en bepaalt hij het doel, de visie en de missie van de onderneming. Hij of zij is, onder andere, ook verantwoordelijk voor het verbinden van het bedrijf met de markt.
• CFO: Chief Financial Officer, oftewel de financieel directeur, is verantwoordelijk voor de economische en financiële planning van de onderneming. De CFO heeft een beslissende stem over investeringen (waar en wanneer), beoordeelt risico’s, brengt financiële kennis in en geeft een algemene en analytische kijk op het bedrijf.
• CTO: Chief Technology Officer, degene die zich bezighoudt met het toezicht op de ontwikkeling en de correcte werking van informatiesystemen. Hij of zij is verantwoordelijk voor de technische teams en de uitvoering van nieuwe strategieën om het eindproduct te verbeteren.

Er zijn trouwens nog meer topbeslissers in bedrijven zoals onder meer de CCO, CSO, CDO, CIO en de CMO. Ga vooral na wat voor jouw bedrijf van toepassing kan zijn.

Daaronder volgt het management:

• Manager sales
• Manager financiën
• Manager marketing
• Manager HR
• Manager IT

En daaronder de teamleiders:

• Teamleider operatie
• Teamleider klantenservice
• Teamleider logistiek
• Teamleider administratie
• Teamleider HR

Tenslotte de medewerkers:

• HR-medewerkers
• Verkopers
• Marketeers
• IT-medewerkers
• Klantenservice medewerkers
• Productiemedewerkers
• Logistiek medewerkers
• Administratief medewerkers

Natuurlijk zijn dit voorbeelden en zullen bepaalde functies in jouw bedrijf niet voorkomen en zijn er bij jouw bedrijf functies die niet in dit voorbeeld staan.

Overige informatie op het organogram

Als je alle mensen op het schema hebt staan volgt de rest. Denk daarbij aan de missie en visie van het bedrijf. Je kunt dit visualiseren met behulp van afbeeldingen, steekwoorden of juist uitbreiden met wat meer tekst en uitleg.

De verschillende afdelingen en hun doel

Vervolgens komen we op manager niveau. Bovenaan staat de manager, zijn functieomschrijving, verantwoordelijkheden, taken en bevoegdheden komen hieruit voort. Dit geldt ook voor de omschrijving van de afdeling en het doel ervan. Je kunt in het organogram weergeven hoe de samenwerking tussen de verschillende afdelingen verloopt.

Zeven structuren voor een organogram

Hierna bekijken we een aantal organisatieschema’s nader en vertellen we je meer over elk soort structuur. De structuren zijn:

• Hiërarchische Structuur
• Horizontale/vlakke structuur
• Netwerkstructuur
• Line Organizational Structure / Lijnorganisatiestructuur
• Matrixstructuur
• Divisiestructuur
• Teamgerichte organisatiestructuur

1. De hiërarchische structuur

Deze opzet voor een organogram hebben we hiervoor al enigszins nader bekeken. Het is het meest populaire schema en er zijn meerdere modellen die hierop lijken. In de hiërarchische structuur zijn de werknemers gegroepeerd en hebben zij één duidelijke supervisor. De groepering zelf gebeurt op basis van bepaalde, wisselende factoren. Zo kan je groeperen op functie maar ook op geografie of bijvoorbeeld per product of dienst.

2. De horizontale/vlakke structuur

De horizontale/vlakke structuur is een perfect model voor een kleiner bedrijf of voor een startende ondernemer. Het is niet geschikt voor grotere bedrijven waar veel medewerkers zijn en/of veel projecten lopen. In een organogram met een horizontale structuur worden veel niveaus van het middenkader uitgesloten waardoor werknemers zelfstandiger zijn, ook in het nemen van beslissingen.

3. De netwerkstructuur

Als je een organogram maakt op basis van de netwerkstructuur dan heeft dit voordelen voor de interne en externe relaties tussen managers en het topmanagement. Deze vorm is minder hiërarchisch, flexibeler, meer gedecentraliseerd en gebaseerd op sociale netwerken. Belangrijk hierbij is een open communicatie. Dit stroomschema wordt beschouwd als wendbaar en geeft meer controle over besluitvormingsprocessen. Nadeel kan zijn dat een organogram op basis van de netwerkstructuur erg complex kan zijn.

4. Line Organizational Structure

De lijnorganisatiestructuur is, net als een horizontaal organogram, een eenvoudige structuur. Het gezag loopt van boven naar benden en in dit organogram zijn doorgaans geen gespecialiseerde en ondersteunende diensten zichtbaar. Elk afdelingshoofd heeft controle over de eigen afdeling en kan zelfstandig beslissingen nemen. Deze structuur kan stabiliteit brengen in de organisatie.

5. Matrixstructuur

In een Matrix-organisatiestructuur zijn de lijnen opgezet als een raster, oftewel als een matrix. In dit model worden gelijksoortige vaardigheden samengevoegd voor werkopdrachten. Soms moet er daarom worden gerapporteerd aan meer dan één leidinggevende. Bijvoorbeeld ingenieurs van verschillende afdelingen, werkend aan verschillende projecten, die rapporteren naar één engineermanager.

6. Divisiestructuur

Dit type organogram is gebaseerd op een divisie met bepaalde producten, diensten of geografische gebieden. Elke divisie heeft daarbij de nodige middelen ter ondersteuning tot zijn beschikking.

Vaak is dit de gekozen structuur voor moederbedrijven die meerdere dochterondernemingen hebben. Voordeel hiervan is dat er steeds een onafhankelijke operationele stroom zichtbaar is waarbij het falen van de ene onderneming geen bedreiging vormt voor de andere ondernemingen. Nadeel van deze structuur kan zijn dat er meer boekhoudkundige kosten mee zijn gemoeid.

7. Teamgerichte organisatiestructuur

Uitgangspunt bij de teamgerichte organisatiestructuur is dat meerdere teams toewerken naar een gemeenschappelijk doel. Elk team werkt aan individuele taken. Het is een minder hiërarchische structuur die flexibel is en gericht op het versterken van probleemoplossing, besluitvorming en teamwerk.

Andere structuren

Deze opsomming van 7 structuren voor een organogram is niet uitputtend, wel zijn het de meest gebruikte vormen. Er zijn nog veel meer modellen die elk eigen voordelen en nadelen hebben. Welke je kiest is sterk afhankelijk van je organisatie en situatie. Het is zeker mogelijk te experimenteren met verschillende modellen om zo tot de voor jou beste oplossing te komen. Tenslotte is het natuurlijk ook slim om meerdere modellen naast elkaar te gebruiken.

Waarom is structuur in een bedrijf zo belangrijk

Met een organogram maak je de structuur van het bedrijf inzichtelijk en bespreekbaar. Zo kun je de functies binnen een organisatie in kaart brengen en bepalen wie welke afdelingen beheert. Ook kan je de individuele functieniveaus en rollen in de organisatie duidelijk en overzichtelijk definiëren. Voordeel is ook dat een en ander voor iedereen in één oogopslag duidelijk is. Een bedrijf met een heldere en efficiënte organisatiestructuur kan de productiviteit én de tevredenheid van de werknemers sterk verhogen en de bedrijfskosten verminderen. Een goed doordachte structuur van een bedrijf is dus belangrijk voor het succes.

Zelf een organogram maken

Als je besluit zelf een organogram te maken voor je bedrijf ga je wellicht op zoek naar voorbeelden op het internet. Je zult al snel merken dat er een enorme keuze is uit voorbeelden en een ruime keuze uit hulpmiddelen. Dat die keus zo groot is, laat zien hoe populair het maken van een organogram is en dat het daarmee een bewezen concept is. Het is mooi dat je uit zoveel mogelijkheden kunt kiezen. Het kan echter ook in je nadeel werken. Misschien zie je door de bomen het bos niet meer en heb je geen idee waar je moet beginnen. Welk soort organogram moet je kiezen, wat past bij jou en vooral wat past bij jouw bedrijf? Jill kan je hiermee helpen.

De rol van Jill bij het maken van een organogram

Na het lezen van dit blog denk je misschien ‘hoe en waar begin ik met het maken van een organogram?’ Logisch, het maken van een organogram vraagt om goed doordachte keuzes en kan soms best wel ingewikkeld zijn. Welke structuur kies je? Wat komt er wel en niet in het organogram te staan? Dit zijn nog maar enkele van de vele belangrijke vragen die op je afkomen. Maak het jezelf niet te moeilijk. Schakel Jill in! Zij heeft ervaring met het maken van organogrammen en kan je prima op weg helpen. Geheel op maat en heel persoonlijk, betrokken en met een uitgebreide kennis van zaken. Neem daarom vrijblijvend contact op met Jill, de Virtuele Personeelsadviseur.