Functioneringsgesprek, waarom en hoe

Voer jij regelmatig een functioneringsgesprek met je werknemers? Het is wettelijk niet verplicht, maar wel een must als je de prestaties van je werknemers positief wilt beïnvloeden. Ben je als werkgever aangesloten bij een CAO, dan kan het zijn dat je wel verplicht bent om jaarlijks functioneringsgesprekken te voeren. In gevallen waar functioneringsgesprekken verplicht zijn, wordt het gesprek soms gezien als een verplicht nummer dat jaarlijks terugkeert. Maar als je het voeren van functioneringsgesprekken slim aanpakt kunnen zowel jij als je werknemer er veel voordeel aan hebben. Waarom én hoe je een functioneringsgesprek voert en wat je er zoal aan kunt hebben, vertellen we in dit uitgebreide blog over dit onderwerp.

Wat is een functioneringsgesprek

Zoals het woord al doet vermoeden is een functioneringsgesprek een gesprek over het functioneren van je werknemer. Het is overigens wel een gesprek waarbij sprake is van tweerichtingsverkeer: je werknemer geeft ook namelijk feedback aan jou, als werkgever. De feedback die jij aan je werknemer geeft, gaat dan natuurlijk vooral over het functioneren van je werknemer. Als je werknemers hebt die in teams samenwerken, bespreek je ook het functioneren van de werknemer binnen het team en het functioneren van het team als geheel.

Doel functioneringsgesprek

Een functioneringsgesprek kondig je altijd ruim van tevoren aan. Daarbij is het belangrijk dat je een functioneringsgesprek niet verwart met een beoordelingsgesprek. Je kunt deze twee soorten gesprekken wel combineren, maar dan verlies je een belangrijk effect en raden we je dus niet aan.

Tijdens een beoordelingsgesprek is sprake van eenrichtingsverkeer: de leidinggevende beoordeelt het functioneren van de medewerker. Dat functioneren kan worden beoordeeld van uitmuntend tot goed, voldoende of onvoldoende. Uit die beoordeling volgt dan de prestatiewaardering: een salarisverhoging, bonus of promotie of juist helemaal niets.

Het functioneringsgesprek is gericht op het verbeteren van het functioneren van je werknemer. Natuurlijk hoeft dit niet te betekenen dat het functioneren niet goed of onvoldoende was. Elke werknemer, elke leidinggevende, elk team en elke bedrijf kan verbeteren. Daarbij kunnen er na verloop van de tijd veranderingen ontstaan die vragen om aandacht en aanpassingen. Het gaat dus vooral om het optimaliseren van prestaties.

De doelen in het kort:

• Evalueren van het functioneren van je werknemer
• Evalueren van de aansturing van je werknemer
• Nagaan waar verbeteringen mogelijk zijn
• Afspraken maken over het optimaliseren van de prestaties

Doel is om (goed) functioneren te bevorderen en te verbeteren.

Soorten functioneringsgesprekken

Al jaren kennen we maar één echt functioneringsgesprek dat één keer per jaar plaatsvindt. Maar tegenwoordig zijn er ook verschillende varianten van functioneringsgesprekken mogelijk. Het beoordelingsgesprek is een variant die we hierboven al even hebben aangestipt. Daarnaast kun je evaluatiegesprekken ook zien als een goede variant van functioneringsgesprekken. Deze varianten, het beoordelingsgesprek en het evaluatiegesprek, gaan vooral over het verleden. Wat ging er goed, wat ging er niet goed en wat kan er beter? Bij het beoordelingsgesprek komen ook het salaris en een eventuele bonus en/of promotie aan de orde. Bij een evaluatiegesprek worden deze onderwerpen niet besproken.

Sinds enige tijd wordt er gesproken over functioneringsgesprek ‘nieuwe stijl’. Dat is op zich niet zo spannend. Eigenlijk gaat het dan vooral om de frequentie en het aantal gesprekken dat je voert. In het moderne jasje moet je het functioneringsgesprek doorlopend voeren. Je bent dan voortdurend met elkaar in gesprek en houdt zo steeds de vinger aan de pols als het gaat om het functioneren en de prestaties van je werknemer.

Een functioneringsgesprek voorbereiden

Een goed functioneringsgesprek kan bijdragen aan het succes van je werknemer en zorgen voor betere prestaties, ook binnen het team. Een functioneringsgesprek dat niet goed verloopt kan leiden tot ontmoediging en verwarring bij je werknemer. Het voeren van een goed functioneringsgesprek vraagt altijd om een goede voorbereiding. Neem daarom je tijd om goed na te denken over het functioneren in het verleden, heden en de toekomst. Bespreek behaalde doelen, blik terug op uitdagingen, evalueer successen en minder goede prestaties én bedenk ook wat je verwacht van het toekomstige functioneren van je werknemer.

Zoals gezegd, is het belangrijk om goed voorbereid te beginnen aan een functioneringsgesprek. Het gespreksformulier dat je tijdens het gesprek gebruikt, kun je het beste ruim van tevoren invullen. Dan heb je tijd om er vooraf goed over na te denken, zodat je tijdens het gesprek volledige aandacht kunt hebben voor je werknemer.

Wat kan je doen ter voorbereiding van het functioneringsgesprek:

• Denk na over de feedback die je wilt geven
• Maak doelen concreet
• Zorg voor heldere en beknopte opmerkingen
• Bedenk vragen die interactie tijdens het gesprek bevorderen
• Focus op behaalde successen
• Focus op de toekomst
• Zorg voor een kopie van (een deel van) van het gespreksformulier voor je werknemer

Voorbereiden van feedback

Neem ruim de tijd om na te denken over de feedback die je wilt geven en schrijf de hoofdpunten op. De hoofdpunten op het gesprekformulier zorgen ervoor dat je geen belangrijke punten mist tijdens het gesprek. Het gespreksformulier gebruik je als leidraad dus je hoeft niet alles uitgebreid op te schrijven. Als je goed weet wat je ongeveer wilt gaan zeggen, ben je minder snel zijn afgeleid en kun je je focussen op het voeren van een goed gesprek.

Inzichtelijk maken van doelen

Tijdens het functioneringsgesprek kun je doelen die eerder zijn gesteld samen met je werknemer bespreken. Vaak aan de hand van notities van het voorgaande functioneringsgesprek. Welke doelen zijn behaald en welke (nog) niet? Maak inzichtelijk hoe je resultaten meet zodat je werknemers precies weten hoe jouw beoordeling uiteindelijk tot stand komt.

Opmerkingen helder en beknopt aangeven

Door zo specifiek mogelijk, helder en beknopt aan te geven wat je doelstellingen en verwachtingen zijn voorkom je onduidelijkheid en misvattingen. Het is belangrijk dat je direct en transparant bent. Geef waar mogelijk ook voorbeelden van situaties. Is jouw medewerker bijvoorbeeld niet zo goed in timemanagement? Geef dan voorbeelden van situaties waarin een goede planning ontbrak, deadlines niet werden gehaald en/of collega’s moesten bijspringen.

Bedenk vragen die interactie bevorderen

Een goede voorbereiding van het functioneringsgesprek betekent trouwens niet dat je alleen maar een lijst van verbeterpunten opstelt. Zie het functioneringsgesprek als een open gesprek waarin ook ruimte is voor interactie. Je kunt bijvoorbeeld ook vragen naar de feedback van je werknemers, vraag wat zij van je aansturing vinden en wat zij zelf als hun sterke en zwakke punten ervaren.

Focus op behaalde successen

Het functioneringsgesprek is vooral bedoeld om toekomstige verbeteringen mogelijk te maken, zorg dat je prestaties uit het verleden ook meeneemt in je blik op de toekomst. Wat ging er goed, welke successen heeft je werknemer het afgelopen jaar behaald? Door (ook) te focussen op successen creëer je een positieve sfeer en meer zelfvertrouwen bij je werknemer.

Focus op de toekomst

Nieuwe doelen stellen en plannen bedenken werkt vaak motiverend. Door aan het einde van het gesprek te focussen op positieve verwachtingen voor de toekomst kan je werknemer het gesprek gemotiveerd en met een prettig gevoel verlaten. Kritische feedback is nu eenmaal nodig maar daarna is het tijd om vooruit te kijken. Het is verder belangrijk dat je je werknemer laat weten dat jij als leidinggevende beschikbaar bent voor steun, voor een gesprek om over uitdagingen te praten en dat je graag wilt dat ze slagen in wat zij doen.

Zorg voor een kopie van (een deel van) je voorbereidingsformulier

Voor je werknemers is eerlijke feedback belangrijk. Ook al gaat het functioneringsgesprek niet over promotie of salarisverhoging. Uit het gesprek kunnen je werknemers wel opmaken waar zij kunnen verbeteren en hoe zij hun kansen kunnen vergroten. Ook is het plezierig om wat je samen hebt besproken, later nog eens terug te kunnen lezen. Je werknemers kunnen dan doelgericht aan de slag met de voorgestelde verbeterpunten.

Hoe vaak voer je een functioneringsgesprek

Idealiter ben je voortdurend met je werknemers in gesprek. Door vaak met elkaar in gesprek te zijn, wennen je werknemers er ook gemakkelijker aan om regelmatig feedback te krijgen, ook negatieve. Zij kunnen hier dan beter mee omgaan. Er komt zo ook minder druk en spanning te liggen op dat jaarlijkse functioneringsgesprek. Daarnaast kun je ook voortgangsgesprekken, evaluatiegesprekken en beoordelingsgesprekken inplannen.

Regelmatig met elkaar in gesprek gaan heeft ook als voordeel dat je verbeterpunten vaker kunt bespreken en sneller kunt aanpassen. Zo voorkom je dat je werknemers onnodig te vaak dezelfde fout maken.

Welke onderwerpen komen aan bod

Allereerst gaat een functioneringsgesprek over de vaardigheden en competenties van je werknemer. Wat gaat er goed, voldoende, minder goed en waar zijn verbeteringen nodig.

Daarnaast kunnen er allerlei andere onderwerpen op de agenda worden gezet. Die onderwerpen hoeven niet per se alleen door de leidinggevende zijn aangedragen. Ook je werknemer kan onderwerpen voor de agenda inbrengen.

Enkele onderwerpen die, naast feedback en mogelijke verbeterpunten, op de agenda kunnen worden gezet zijn:

• Is aanpassing/uitbreiding van de functie nodig
• Worden nieuwe competenties belangrijk(er)
• Is scholing/training nodig
• Zijn er doorgroeimogelijkheden
• Hoe staat het met de werkdruk
• Hoe staat het met de werkomstandigheden
• Nieuwe ideeën voor het werkproces
• Zaken die belangrijk zijn voor het team
• Persoonlijke omstandigheden die relevant zijn

Dit lijstje kan je, afhankelijk van de functie en de persoonlijke omstandigheden van je werknemer, uitbreiden.

Nog een paar tips om het maximale uit het functioneringsgesprek te halen

We hebben je hiervoor al veel verteld over het functioneringsgesprek, de voorbereiding en het nut ervan. Hierna volgen nog een paar algemene tips om het maximale uit de functioneringsgesprekken met je werknemers te halen:

• Informeer je werknemer ruim van tevoren over het geplande functioneringsgesprek. Zo heeft je werknemer voldoende tijd om zich erop voor te bereiden
• Laat weten welke onderwerpen op de agenda komen en nodig je werknemer uit voorstellen voor onderwerpen te doen
• Incidenten van de afgelopen periode zijn belangrijk om aan de orde te laten komen. Maar let op, hang hier niet het hele gesprek aan op. Het functioneringsgesprek gaat tenslotte over het totale functioneren, gedurende een langere tijd en blikt ook vooral naar de toekomst
• Schrijf de afspraken die jullie maken meteen op: wie doet wat, wanneer, op welke termijn en waar moet een van jullie nog op terugkomen?
• Zijn er tijdens het gesprek specifieke problemen gesignaleerd? Geef je werknemer dan de ruimte om zelf met voorstellen te komen die voor een oplossing kunnen zorgen
• Geef je werknemer een kopie van het verslag, wacht daarmee vooral ook niet te lang, en stel je werknemer in de gelegenheid om aanpassingen in het verslag voor te stellen.

Een verslag maken van functioneringsgesprek

Het maken van een verslag van het functioneringsgesprek is echt een must. Doe je dat niet, dan blijven afspraken altijd een beetje ‘zweven’ en kunnen er meningsverschillen ontstaan over wat er precies is afgesproken. Het hoeft geen letterlijk verslag te zijn, maar het is wel belangrijk gemaakte afspraken vast te leggen.

Maak het verslag zo snel mogelijk en geef het direct aan je werknemer. Nodig je werknemer vooral uit om op het verslag te reageren zodat je weet of jullie het samen eens zijn over de inhoud van het verslag. Na goedkeuring van je werknemer ondertekenen jullie beiden het verslag van het functioneringsgesprek en sla je het op in het digitale personeelsdossier.

Het ‘nieuwe beoordelen’

Je leest er steeds meer over: het nieuwe beoordelen. Het geldt als basis voor de ontwikkeling van werknemers die geïnspireerd en betrokken zijn. Het zou ook het werkklimaat verbeteren en zelfverzekerde en weerbare werknemers opleveren.

Wat houdt dat nieuwe beoordelen in? Eigenlijk vooral dat de focus ligt op groei en niet op controle. Daarnaast gaat het nieuwe beoordelen uit van een regelmatig terugkerend dialoog met je werknemers. Dit kan zeer waardevol zijn. De ontwikkelingen gaan tenslotte snel, ook op de werkvloer.

Je bedrijf moet trouwens wel klaar voor zijn het nieuwe beoordelen. Er moet voldoende draagvlak zijn en het nieuwe beoordelen moet ook regelmatig worden ‘onderhouden’. Dit betekent dat feedback geven regelmatig nodig is en dat je moet inzetten op coaching en op talentontwikkeling.

Een paar tips:

• Leer op een goede manier feedback te geven. Dat is namelijk áltijd effectief, ook als de feedback zelf negatief is. Slecht gegeven feedback kan een werknemer en de werkrelatie beschadigen. En daarna is het moeilijk om vertrouwen terug te winnen
• Het management moet het goede voorbeeld geven. Niets is zo krachtig als een leider die zich kwetsbaar durft op te stellen
• Stimuleer je werknemers om elkaar korte en goed onderbouwde complimenten te geven. Zo bouw je gezamenlijk aan een sterke, open en constructieve werkomgeving waarbij het geven van feedback niet hetzelfde is als het leveren van kritiek.

Nog een voordeel is dat je werknemers op deze manier actief kunnen bijdragen aan de doelen van je bedrijf en gaan alle neuzen dezelfde kant opstaan. Het wordt ook gemakkelijker om ambities op elkaar af te stemmen. En tot slot heeft iedereen uiteindelijk voordeel van deze nieuwe manier van werken, beoordelen en omgaan met elkaar.

Wat Jill voor jou kan doen

Jill is dé virtuele personeelsadviseur voor al je vragen over en voor personeel. Je kunt Jill ook inschakelen voor professioneel advies over functioneringsgesprekken. Als je klant bent van Jill dan heb je toegang tot een zeer grote en gevarieerde informatiebron! Je krijgt onder meer een gratis personeelsgids (geheel op maat), een checklist, interessante blogs en nog veel meer. Oók voor wat betreft de juridische ins en outs met betrekking tot personeel is Jill steeds volledig ‘bij’.

Deskundig en persoonlijk advies over, maar ook voor personeel. Elke dag opnieuw. Jill staat jou en je personeel namelijk dagelijks te woord, zowel in het Nederlands als in het Engels.

Ben je van plan functioneringsgesprekken te voeren en kan je hulp gebruiken bij de organisatie en invulling ervan? Jill helpt je graag. Ze heeft veel ervaring en weet daardoor goed dat complexe situaties met personeel veel aandacht vragen. Ook voor je employer branding, strategische personeelsplanning en voor het maken van een organogram kan je bij haar terecht. Jill denkt kritisch met je mee, biedt praktische oplossingen en is uiterst flexibel.